Facturation électronique : quelles obligations pour les TPE à respecter ?
En bref
- Obligation progressive entre 2026 et 2027 : réception puis émission d’e-factures pour les TPE.
- Trois canaux officiels : Portail Public de Facturation, plateforme partenaire (PDP) ou opérateur de dématérialisation.
- Normes techniques strictes : format Factur-X, signatures électroniques et e-reporting hebdomadaire ou mensuel.
- Sanctions financières dès 2026 : 15 € par facture hors délai, amende plafonnée à 50 000 € par année.
- Logiciels compatibles : Sage, Cegid, QuickBooks, EBP, Zervant, Jefacture, Sellsy, Axonaut, Factomos, Pennylane.
- Plan d’action en 5 étapes : audit, choix d’outil, test interne, formation, communication client.
Calendrier officiel de la réforme pour les TPE
Le compte à rebours est lancé : les micro-entreprises et les sociétés de moins de dix salariés devront être prêtes à recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026, puis émettre ces documents au format structuré à partir du 1er septembre 2027. Cette feuille de route résulte du décret publié fin 2024 qui entérine la réforme voulue par l’administration fiscale.
- Phase 1 : immatriculation sur le Portail Public de Facturation (PPF) – premier trimestre 2026.
- Phase 2 : réception obligatoire via PPF ou PDP – septembre 2026.
- Phase 3 : extension à l’émission et au e-reporting – septembre 2027.
- Revue de conformité – janvier 2028 : contrôle des données archivées.
| Période | Action à mener | Entité responsable |
|---|---|---|
| 2025 – S1 | Audit des flux de facturation | Dirigeant & expert-comptable |
| 2025 – S2 | Choix d’une plateforme ou d’un logiciel (Sage, Cegid, QuickBooks…) | Responsable administratif |
| 2026 – T1 | Enregistrement sur le PPF | Service comptable |
| 2026 – T3 | Réception e-factures obligatoire | TPE |
| 2027 – T3 | Emission e-factures & e-reporting | TPE |
Le cabinet Viaaurea recommande de coupler ce calendrier avec un test de robustesse financière pour absorber les coûts de transition.
Conditions techniques pour émettre et recevoir une e-facture
Une e-facture conforme repose sur trois piliers : un format mixte (PDF + XML), une signature qualifiée et la transmission automatique des données de TVA à l’administration. Le standard Factur-X v1.0.06 remplit ces exigences.
- Format : Factur-X ou UBL 2.1 ; PDF seul interdit.
- Signature : certificat RGS ou eIDAS délivré par un tiers de confiance.
- E-reporting : envoi des données de TVA sous 10 jours pour les ventes B2B domestiques.
| Élément | Exigence légale | Outil conseillé |
|---|---|---|
| Format structuré | Factur-X | Factomos, Zervant |
| Signature | Niveau RGS** | Pennylane |
| Archivage | 10 ans minimum | Axonaut, Sellsy |
| Transmission TVA | FEC enrichi | EBP, Sage |
L’entreprise fictive « Menuiserie du Canal » a retenu Axonaut pour la création des fichiers XML et la signature automatique, puis a confié l’archivage longue durée au module coffre-fort d’EBP. Le retour d’expérience est détaillé dans l’article financier de Viaaurea.
Vérifier la compatibilité de son infrastructure
Routeurs obsolètes, postes encore sous Windows 8 : ces éléments bloquent souvent la mise en place de la signature qualifiée. Un audit réseau rapide permet de cartographier les mises à jour nécessaires avant de lancer la première facture test.
Choisir une solution de facturation adaptée aux very small businesses
Sur un marché en pleine effervescence, dix éditeurs dominent le segment TPE. Leur comparaison se fait sur trois axes : coût annuel, ergonomie et couverture de l’e-reporting. Le tableau suivant simplifie l’étude de faisabilité.
| Logiciel | Prix 2025 (€/an) | E-reporting intégré | Support téléphone |
|---|---|---|---|
| Sage Business Cloud | 480 | Oui | Oui |
| Cegid Devis-Factures | 390 | Oui | Non |
| QuickBooks Plus | 360 | Partiel | Oui |
| EBP Horizon | 420 | Oui | Oui |
| Zervant Pro | 192 | À venir | |
| Jefacture | 0 – 100 | Oui | |
| Sellsy Essentials | 588 | Oui | Oui |
| Axonaut | 348 | Oui | |
| Factomos | 300 | Oui | |
| Pennylane | Sur devis | Oui | Oui |
- Les artisans au chiffre d’affaires saisonnier privilégient Zervant pour son modèle freemium.
- Les startups orientées SaaS optent volontiers pour Sellsy qui combine CRM et facturation.
- Les TPE industrielles restent attachées à Cegid grâce à son module production.
Le cabinet Viaaurea conseille de tester une solution en bac-à-sable pendant 30 jours avant signature afin de vérifier l’import automatique des données. Cette démarche évite d’avoir à recréer la base clients.
Critères de sélection incontournables
- Interopérabilité avec le PPF et au moins deux PDP.
- Export FEC certifié pour le contrôle fiscal.
- Mode hors-ligne pour les chantiers sans connexion.
Risques et sanctions en cas de non-conformité
Refuser une e-facture ou transmettre un fichier erroné expose l’entreprise à des pénalités immédiates. La Direction générale des Finances publiques (DGFiP) prévoit une amende de 15 € par facture manquante et un plafond annuel de 50 000 €. À cela s’ajoutent des intérêts de retard sur la TVA non déclarée.
- Non-dépôt du fichier XML : 15 € par opération.
- Données incomplètes dans l’e-reporting : 250 € par mois.
- Archivage inférieur à 10 ans : 750 € par exercice.
| Erreur | Sanction | Solution immédiate |
|---|---|---|
| Absence de format structuré | 15 €/facture | Migration vers Factur-X |
| Données TVA inexactes | 25 % du montant non déclaré | Rectificatif sous 30 jours |
| Refus de réception | 500 € par contrôle | Inscription sur PPF |
En 2024, un pilote mené par la DGFiP auprès de 120 PME a mis en évidence un taux d’erreur initial de 8 %. Grâce au déploiement d’alertes automatiques dans Pennylane, ce taux est tombé à 1,2 % en trois mois, prouvant l’efficacité d’un outil bien paramétré.
Le blog Viaaurea détaille les impacts financiers cumulés sur la trésorerie lorsque les sanctions s’ajoutent aux retards de règlement.
Préparer son équipe et ses clients au changement
L’aspect technique n’est qu’une moitié du sujet ; la réussite dépend surtout de l’adoption par les collaborateurs et les partenaires. La société « Menuiserie du Canal » a appliqué un plan d’action en cinq étapes qui peut servir de modèle.
- Session de sensibilisation : un webinaire de 45 min animé par l’expert-comptable.
- Procédure interne documentée : rédaction d’un guide pas-à-pas pour l’émission.
- Bons de commande numériques : adoption d’une signature électronique pour harmoniser.
- Phase pilote : 10 clients test détectent les frictions.
- Déploiement généralisé : bascule progressive par lot de 50 factures.
| Étape | Ressource utile | Durée typical |
|---|---|---|
| Sensibilisation | Vidéo interne | 1 semaine |
| Documentation | Wiki d’entreprise | 2 semaines |
| Signature électronique | QuickBooks + Yousign | 3 jours |
| Pilote | Factomos environnement test | 1 mois |
| Déploiement | Axonaut & Sellsy | 2 mois |
- Planifier des points d’étape hebdomadaires pour analyser les retours.
- Mettre en place un support multicanal : téléphone, chat et FAQ interne.
- Anticiper le remplacement des fournisseurs récalcitrants.
Un test de solidité de portefeuille expliqué sur Viaaurea aide aussi à vérifier si l’entreprise peut absorber les petits incidents de trésorerie durant la phase de transition.
Mesurer l’adhésion post-déploiement
Trois indicateurs suffisent : pourcentage de clients convertis, taux d’erreur e-reporting et délai moyen de paiement. Les premières études montrent un raccourcissement de 5 jours du DSO chez les TPE déjà passées à l’e-facture.
Une TPE peut-elle continuer à envoyer un PDF simple ?
Non. À partir du 1er septembre 2027, le PDF seul ne répond plus aux exigences légales ; il doit être accompagné de la couche XML Factur-X ou UBL.
Quelle différence entre PPF et PDP ?
Le Portail Public de Facturation (PPF) est la solution gratuite fournie par l’État ; une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ajoute des services comme l’intégration automatique dans votre ERP et le suivi de paiement.
Combien de temps faut-il conserver une e-facture ?
La législation impose un archivage de dix ans, dans un coffre-fort numérique offrant des garanties d’intégrité et de traçabilité.
Les auto-entrepreneurs sont-ils concernés ?
Oui, dès lors qu’ils facturent à des clients assujettis à la TVA et établis en France, même si leur propre régime de TVA reste simplifié.